3 Adımda Profesyonel Referans Mektubu Nasıl Yazılır?

Hayatınızın her anında bir çalışanınız veya öğrenciniz için referans mektubu hazırlamanız gerekebilir. Hangi kurum için olursa olsun sizin için hazırladığımız bu üç basit adımı takip ederek etkileyici bir referans mektubu hazırlamanız mümkün. Referans Mektubu Yazmaktan Korkmayın.

Hazırlık Aşaması

Hazırlık aşamasında yapmanız gereken en önemli şey yazacaklarınızı toparlamaktır. Referans mektupları bir sayfa, yani yaklaşık üç paragraftan oluştuğu için mektubu yazmaya başlamadan önce düşüncelerinizi planlamanız ve en önemli fikirleri belirlemeniz gerek. Daha sonra mektubu nerede yazacağınıza karar verebilirsiniz.

Elle yazmak çoğu zaman daha samimi bir yöntem gibi gelse de referans mektubunuzu bilgisayardan hazırlamanın birçok avantajı var. Bilgisayarlardaki sözcük işlemcileri yazım hatalarını en aza indirgediği gibi metninizin çok daha profesyonel görünmesini sağlayacaktır. Bu süreçte sözcük işlemcisi kullanmanın diğer bir avantajı da bize şablon seçeneği sunmasıdır. Böylelikle yazı tipi ve boyutu gibi detaylarla uğraşmak zorunda kalmaz, yazının içeriğine daha fazla vakit ayırabilirsiniz.

Taslak

Referans mektubunun sağ-üst köşesine adınızı ve adresinizi yazarak başlayın. Bu noktada telefon ve mail adresinizi de eklemeyi unutmamanız büyük önem taşır. Alıcı detayları ise sol üst köşede yer almalıdır. Bazı şablonlarda başlığın altında bir “konu” satırı olduğunu fark edebilirsiniz. Buraya mektubu hangi amaçla yazdığınızı açıklayan kısa bir bilgi eklemeniz gerek.

İlk paragraf. Mektuba kendinizi ve referans olacağınız adayı tanıtarak başlayın. Hitap ettiğiniz kişinin başına “Sayın” ibaresini eklemeyi ihmal etmeyin. Daha sonra kendi adınızı, adayın adını ve mektubu yazma sebebinizi kısa bir cümleyle açıklayın. Adayla nerede ve ne kadar süredir birlikte çalıştığınızı ifade ettikten sonra mektubu hangi sıfatla yazdığınızı da belirtmeniz gerek. Mektubun değerini artırmak için çalıştığınız şirkete veya görev aldığınızı üniversitede kaç yıldır aynı pozisyonda bulunduğunuzu eklemeyi ihmal etmeyin.

Giriş bölümünün ardından başvuruyu yapacak adayın sahip olduğu önemli nitelikleri belirtmelisiniz. Yüksek öğrenim için referans mektubu yazıyorsanız adayın hem kişiliği hem de programa uygunluğuyla ilgili bilgi verebilirsiniz. İlk paragrafı referans olduğunuz adayın kişiliğine bağlı olarak sorgulama becerisi veya kıvrak zekasına değinerek bitirebilirsiniz.

İkinci paragraf. İkinci paragrafta bu saydığınız özellikleri detaylandırmanız ve örneklendirmeniz şart. Alanımız kısıtlı olduğu için her özellik için iki, en fazla üç örnek yeterli olacaktır. Bu noktada okuyucuyu etkileyebilmek için adayın sahip olduğu özellikleri gösteren en somut örnekleri tercih edebilirsiniz.

Son paragraf. Referans mektubunu olumlu bir dille kapatmak büyük önem taşır. Örneğin adayın yeteneklerine bir kez daha değindikten sonra mektubu başvurduğu pozisyonda veya eğitim programında başarılı olacağına inandığınızı belirten bir cümleyle bitirebilirsiniz. Ayrıca sayfanın sonuna okuyucunun size ulaşmak istemesi durumunda kullanabileceği kişisel iletişim bilgilerinizi de eklemeyi ihmal etmeyin.

Son Bölüm

Hatalar barındıran referans mektupları olumlu bir izlenim bırakmaktan ziyade adayın daha da kötü bir duruma düşmesine yol açabilir. Kullandığınız sözcük işlemcisi yazım hatalarını tespit etse bile dilbilgisi hatalarına karşı yeterli olmayacaktır. Dolayısıyla yazmayı bitirdiğinizde özellikle dil bilgisi ve yazım hatalarına karşı mektubu bir kez daha dikkatlice okumanızı ve varsa bu tip hataları düzeltmenizi tavsiye ederiz.

Sonuna “Saygılarımla” ibaresini de ekledikten sonra artık referans mektubunuz hazır. Herhangi bir hata bulunmadığından eminseniz yazıcıdan çıktı alıp mavi veya siyah tükenmez kalemle imzalayabilirsiniz. Bir tane kendinize, bir tane aday için ve bir tane de yollayacağınız kuruma olmak üzere toplamda üç kopya hazırlamalısınız. Ayrıca mektubu herhangi bir işyerinde yönetici sıfatıyla hazırladıysanız iş kayıtları için dördüncü bir kopyaya ihtiyacınız olabilir. Unutmayın, referans mektubu başvurunun yapılacağı kuruma aday aracılığıyla iletilmemeli, kapalı bir zarf içinde postalanmalıdır.

Yazar: Akın Cem Tokgöz