Zaman Tuzağı

Zaman saklanamayan para ile alınamayan bize verilmiş ama her an tükenen bir cevherdir. Giden zaman, geri getirilemez. Zamanın da çeşitleri vardır: Gerçek ve ölçülebilir zaman.

Zaman Çeşitleri

Güneş ve Ay'ın hareketleriyle oluşur. Herkes için aynıdır. Öznel psikolojik bu zaman kişiye göre değişir. Psikolojik olarak yaşanan zamandır. Mutlu veya üzgün olduğumuza göre değişir. Biyolojik zaman bedenimizin hissettiği zamandır. Hayvanlarda da bulunur. Kişinin kendiliğinden uyanması, ayıların kış uykusu gibi. Alışkanlıklarla doğar. Ekonomik zaman, ürün ortaya çıkana kadarki zamandır. Çalışma süreleri ise devam zamanları vb.

Zaman kimseye farklı verilmemiştir. Herkes için süre aynıdır. Buradaki problem zamanın etkili kullanılmamasından kaynaklanmaktadır. Zaman yönetimi zamanın planlanarak nitelikli kullanılması demektir. Her işin kendi yapılacağı süre göz önünde bulundurulmalı ve bu sürede o iş yapılmalıdır. İş çok sonra yapılıyorsa zaman öldürülüyor, çok erken bitiriliyorsa o işte de eksiklikler var demektir. Yani zaman verimsiz kullanılmıştır. İşte burada zaman yönetimi devreye girecektir.

Zaman Yönetimi

İnsanların hepsi zamanı verimli kullanmayı ister. Ancak bu sadece istek olarak kalmamalı. Karar ve uygulama safhasına geçmelidir. Öncelik kararın kesinliğidir. Daha sonra kişi kendini değerlendirerek güçlü ve zayıf yönlerinden hareketle uygulama safhasına geçmelidir. Boş yere harcadığı zamanları belirlemelidir. İnsanların günlük işleri için ayırdığı zaman hemen hemen birbirine yakındır.

Bunların dışında artı harcanan zamanlar ölü zamanlardır. Örneğin kahvaltı yirmi dakikada yapabilecekken bu her gün kırk veya kırk beş dakikaya çıkarılırsa o yirmi, yirmi beş dakika ölü zamandır. Günlük yirmi, yirmi beş dakika ile bir ayda en az iki kitap bitirilebilir.

Zaman Tuzağı Nedir?

Nitelikli zamanın önüne geçen bütün engellere `zaman tuzağı` denir. Plansız olma aşırı güven veya güvensizlik, amaçsızlık, önceliklerin olmayışı, erteleme, stres ve zamanda kısılıp kaldığını hissetme, alışkanlıkları bırakamama, kararsız kalma, hayır diyememe, yetki devri yapamama ve düzensiz olma vb.

Zaman tuzaklarından kurtulmak zaman yönetimi için gereklidir. Bunun için öncelikle plan yapılmalıdır. Bu plandaki yapılacaklar önceliklere göre tespit edilir. Bu plan mutlaka uygulanmalıdır. Amaçlar belirlenmeli, bunlar küçük ve somut adımlar halinde gerçekleştirilmelidir.  Gerçekleşen somut adımla motive sağlanılacak ve amaçlara yaklaşılacaktır.

Erteleme, sonra yaparım düşüncesi ve oyalanma. Sonuç? Vakit kaybı. Plan yoksa veya her şeyde aşırı planlama varsa sonuç erteleme. Erteleme de ertelemeyi getirecektir. Bunun için işlerin ne zaman sonlandıracağı belirlenmeli ve sıkıcı işlerle başlanıp büyük işleri küçük bölümlere ayırarak devam edilmelidir. Kişi kendini ödüllendirmelidir. Gerekirse o tarihler yaklaştığında telefona geri sayım alarmları kurulmalıdır ya da bu işte kişiyi uyaracak biriyle konuşulmalıdır.

Hepsini Yaparım Tarzı

Kişinin kendine aşırı güveni, `Ben daha hızlı bitiririm`, `Ben hepsini yaparım`, `Hemen kavrar ve hemen yaparım` yine kişinin güven eksikliği `Ben bu işleri yapamam` bu düşüncelerin hepsi zaman yönetimi konusunda engeldir. Bunlar işlerin yapılma süresini uzatacağı gibi işin yapılmasına da engel olabilir. Acele etme, plan yapmadan işi çabucak bitirmeye çalışma da yine bir zaman tuzağıdır.

Zaman Tuzağına Nasıl Düşülmez?

İşler bölümlere ayrılıp her bölümdeki iş kendi zamanında bitirilmelidir. Hayır diyememe de zaman kaybına yol açar. İnsanların her söylediği onaylanmamalıdır. Şahsi sınırlar belirlenip gerektiğinde `Hayır` denmelidir. Kararsızlık var bir de önce sorun belirlenmeli, bilgi toplanmalı, incelenip karar verilmelidir.

Yönetici gerektiği zamanlarda yetki devri yapmalıdır. Ne istediğini elemanlarına tam anlatmalı, elemanlarının işi anladıklarından emin olmalıdır. İşin süresi ile ilgili de yöneticinin bilgisi olmalıdır. İş yapılacak ortamların dağınıklığına rağmen `Bütün eşyaların yerini biliyorum`. Zeki olduğumun göstergesi bu dağınıklık` bu gibi ifadeler bir kenara bırakılmalı her şey yerinde olmalı ve bir düzen kurulmalıdır.

Etkili Zaman Yönetimi

Öncelikler belirlenirken önem ve acil olanlar tespit edilmelidir. Bu konuda değerlendirmeler yapılmalıdır. İşler; önemli, önemsiz, acil, acil değil, diyerek sıralanmalıdır. Daha sonra planlama yapılmalı, beklenilmemeli. Yapılacak işler; bir kolay bir zor şeklinde sıralamalıdır. Önce zor kısımlar yapılmalı, büyük işler bölünmelidir. Sadece bir iş üzerine yoğunlaşmalı ve ertelemeden uzak durulmalıdır. Gerektiğinde yetki devri yapılmalı, telefon, ziyaretçi, internet sürelerinde düzenlemeler yapılmalıdır. Hangi iş yapılıyorsa yapılsın ortamda düzen kurulmalıdır.

Zaman yönetimi için ajanda, not defteri veya telefon kullanılmalıdır. Yapılacak işlerle ilgili akla gelenler, yapılanlar, not edilmelidir. Günlük, haftalık, aylık ve yıllık planların yapılması da zaman yönetimi açısından olmazsa olmazlardandır. Günlük hayatta ise kişi kendisine zaman zaman ne yaptığını sormalı ve kendini değerlendirmelidir.

Zaman yönetimi hususuna da çok dikkat edilmelidir. Gerekirse planlar tekrar gözden geçirilmeli ve sonra yeniden uygulamaya geçilmelidir. Zamanın şu gibi aktığı unutmamalı, zaman öldürülmemeli kararlılık gösterilerek ve plânlar hayata geçilerek etkili zaman yönetimi yapılmalıdır. İstanbul İşletme Enstitüsü ücretsiz online eğitim programından zaman yönetimi eğitimi almak yararlı olabilir.

Yazar: Fatma Bayram